Планируете поменять офис? Вначале определитесь, как именно вы собираетесь переезжать – при помощи специальной мувинговой компании или самостоятельно. В зависимости от выбора нужно готовиться к тем или иным сложностям. Не забывайте, что каждый час офисного простоя ведет к убыткам. Поэтому следует спланировать офис таким образом, чтобы осуществить его качественно и быстро.

Офисный переезд, в сравнении с квартирным переездом, обладает целым рядом особенностей, которые могут создавать дополнительные трудности. Как правило, офисный переезд подразумевает не просто перевозку мебели, но и несгораемых шкафов, тяжелых сейфов и дорогостоящей техники, и т.д. Помимо этого, переезд офиса осложняется необходимостью перевозить разную документацию.

Для подготовки к офисному переезду нужно выполнить следующее:

1) Составить список людей, которые будут задействованы в офисном переезде. Привлекаете вы мувинговую компанию или переезжаете вы самостоятельно - нужно в любом случае выбрать людей, которые будут ответственны за перевозку техники, отдела и т.д. Например, довольно естественно, если сисадмин будет отвечать за перевозку оргтехники и компьютеров также серьёзно как он отвечает за создание сайтов, бухгалтер – за финансовую документацию, секретарь – за архив и документы, и т.п.

2) Каждая из коробок с вещами должна быть нужным образом промаркирована. На ней следует указать данные сотрудника, которому данные вещи принадлежат, а также название или номер кабинета.

3) Если вы не прибегаете к услугам мувинговой компании, то не забудьте предварительно приобрести упаковочный материал – ящики, коробки, пленку, скотч, упаковочную бумагу.

4) Важные бумаги, документы, базы данных, диски, архивы следует предварительно тщательно запаковать и рассортировать. Лучше перевозить и упаковывать подобные грузы по отдельности.

5) Особое внимание следует уделить упаковке и перевозке ценных и хрупких вещей. Компьютеры, как правило, упаковываются в коробки. Мониторы защищаются листами картона и пленкой. Отключение компьютеров, телефонов и оргтехники должны выполнять специально подготовленные сотрудники.

6) Нужно составить или наметить приблизительный план размещения рабочих мест в новом офисе, расстановку, рабочих мест, оргтехники и мебели. Также, если нужно, следует заранее разработать схему телефонных кабелей, электрической проводки, подключения к Интернету и т.п.

7) Если позволяет время, можно осуществить «плавный» переезд офиса. К примеру, на новом месте оборудуются несколько комнат, где работает по человеку из отдела. А переезд компании целиком осуществляется после начала функционирования офиса. 

8) Предупредите всех партнеров и клиентов о новом телефоне и адресах. Сделайте все необходимые объявления, оповестите сайты и справочные изделия, которые содержат информацию о фирме.