Когда ваш офис, расположенный в малогабаритном здании, вынужден будет переехать по другому адресу, уже в центре города и в более просторное помещение, то необходимо назначить координатора этого процесса. То есть человека, ответственного за переезд , чаще всего он занимает должность помощника директора. Если у вас раньше был обычный офис с двумя смежными комнатами, со всей необходимой оргтехникой и офисной мебелью, то это дело на первый взгляд кажется весьма простым. Но переезд только при первом рассмотрении видится легким занятием, на самом деле это не совсем так.
Согласно распоряжению директора, вначале необходимо составить опись всей имеющейся мебели, техники и даже канцелярских принадлежностей. Опись необходимо подписать каждому сотруднику фирмы. Деятельность и работа в офисе постоянно кипит, а потому сложно будет совмещать поручение директора по работе и думать о предстоящем плане мероприятия.
В обеденное время ответственный за переезд сотрудник отправляется в телефонную компанию, узнать о возможности переведения телефонного номера по другому адресу, чтобы не потерять в дальнейшем клиентскую базу. Потом нужно заказать услуги мувинговой компании для перевозки мебели. Дело остается за малым – собрать все бумаги и рассортировать их по папкам. Опись папок с входящей корреспонденцией составляют сотрудники фирмы, непосредственно каждый по своему «рабочему месту». Документы лучше перевозить самостоятельно на новое место работы, пользуясь служебным транспортом.
Самые сложности начинаются в день, когда коллектив всем составом в очередное рабочее утро прибывает в новый офис. Полдня люди распределяют свои места, так сказать, «распаковываются», передвигая с места на место мебель и столы, выбирая подходящий вариант обстановки. И в это же время приходится как-то успевать отвечать на входящие звонки и заниматься рабочими обязанностями.
Но преимущества переезда на лицо, во-первых, располагаться фирма теперь будет в центре города. Во-вторых, помещение офиса стало больше, а это значит, что сотрудникам работать будет легче, а руководство обзаведется даже собственными кабинетами. Да и посетителям гораздо удобнее общаться с сотрудниками в просторном светлом помещении, а не в маленькой душной комнате. Благодаря этому клиентов станет больше и заработная плата повысится. В общем, переезд офиса очень часто идет только на пользу общему делу.